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科技查新

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查新项目档案管理制度及保密制度

2017年12月25日

科技查新合同和查新报告是本馆科技业务档案的重要组成部分,为确保查新档案的完整,防止查新业务资料的遗失和泄密,使查新报告的电子版可按照科技部要求定期联网并库,查新部门应设专人负责档案保管。

(一)合同书管理

查新合同书(含合同附件)应由查新部门专人保管。

(二)查新报告管理

查新报告的正式文本均以Word文件保存,并备份。

查新报告一经盖章交付查新委托人后,一项查新工作即全部完成。查新员应在3日内将查新报告文件备份拷贝给查新报告档案保管员备存,存档的备份文件必须与提交委托方的查新报告完全一致。

对以前出具的查新报告进行补查,补查报告一般可沿用原报告编号并备份存档。但为避免将原报告备份覆盖,应在补查报告的编号后加“*”,作为原报告副本保存。

按期(半年、一年)整理出查新报告明细表,内容包括:查新项目名称、委托人姓名、委托单位、查新用途、查新类型、报告完成日期、查新员、审核员、交费等。

查新合同、查新来访登记与课题安排记录均按期(半年、一年)整理、装订成册。

查新档案还包括和查新有关文档:申报查新站的资料、上级下发给查新机构的各种文件,查新机构制定的各种有关查新的规章制度,查新机构的年检材料和查新工作总结,查新项目登记薄,科研管理部门和用户对查新工作的反馈意见,查新人员培训计划及培训证书复本等,以上材料属永久保存档案。

查新站设专人管理档案,查新档案资料应在专用档案柜中保存,加锁,不得开放使用。

查新合同书应由查新部门保管。到一定时间后,由查新领导小组查验并决定销毁或其他方法处置。

查新过程产生的文字记录,在查新完成后,应及时消除电子版和印刷版,以免泄露查新项目的技术内容。

(三)科技查新工作保密制度

查新机构应当根据合同约定保守查新委托人提供的技术秘密。

对涉及国家秘密的,依照《中华人民共和国保守国家秘密法》和科学技术保密的有关规定执行。

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